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柯尼卡美能达: 优化办公流程 彩色数码复合机选购心得

上传:鹰飞三月     来源:信息存储服务     日期:2007-02-06

[摘要]  
   岁末年初,又到各大政府部门、机构和企业用户集中采购办公系统的高峰期,“彩色商务”也相应地成为时下最流行的词汇之一。但是,相对于复印、打印、传真等直观的“显性”需求来说,用户对于一些高附加值的需求,往往缺乏主动意识,需要在专业人士的帮助和引导才会明晰,因而这些需求也被称之为“隐性需求”。
 
[正文]    

   岁末年初,又到各大政府部门、机构和企业用户集中采购办公系统的高峰期,“彩色商务”也相应地成为时下最流行的词汇之一。但是,相对于复印、打印、传真等直观的“显性”需求来说,用户对于一些高附加值的需求,往往缺乏主动意识,需要在专业人士的帮助和引导才会明晰,因而这些需求也被称之为“隐性需求”。

   长期被忽略的隐性需求

   近年来,我国的企业信息化建设取得了长足进步,许多用户把企业信息化作为提升企业竞争力的有力手段,然而相应地对办公自动化(OA)却往往缺乏应有的重视。一些企业对OA的认识陈旧,认为OA就是由复印、打印、传真和扫描四类功能组成,需要哪一种功能就采购哪一种,把各种功能割裂开来看待。其结果是,办公产品每年都增添了不少,但都是“头痛医头,脚痛医脚”,并未形成真正的办公“自动化”。

   究其原因,柯尼卡美能达办公系统(中国)有限公司销售企划部森大辅部长认为,专业厂商对用户的OA需求引导不足,缺乏专业人员对用户OA系统组建提供足够的帮助和指导,是造成用户对OA认识简单化并长期忽略自身需求的主要原因。正是由于认识到这样的不足,柯尼卡美能达从去年开始在北京、上海、广州三地建立了产品展示中心,同时在全国大中城市建立起三百多家互动式体验店,就是为了增强与用户的需求沟通,帮助和指导用户发掘潜在和隐性的办公需求,提供更有针对性的产品和解决方案。

   如何界定“隐性需求”?

   那么,如何界定用户的办公需求?森大辅表示,根据多年来接触用户的经验,大致可以可以分为两大类。一类是“显性需求”,即目的非常清楚,能够完成某一些功能和直观的办公需求,比如,复印、打印、扫描功能,比如复印和打印的速度等等。另外一种类型则是潜在的、非直观的“隐性需求”。比如,需要彩色数码复合机而非黑白机,对打印强度和稳定性、可靠性的需求,对软件和解决方案的需求,对人性化、无纸化办公的需求等等。往往在采购初期,用户并没有意识到自身的这些需求,直到使用过程中发现问题,才一一去解决或者久拖不决,这就变成了一种“亡羊补牢”的措施。

   举例来说,某企业在提出采购一系列办公产品的计划时,最初的需求非常简单,就是要取代过去的旧式复印机,能够高速、大批量的黑白复印就可以了。少量的彩色打印功能可以通过另外配置彩色打印机完成,彩色打印后再手工插入到整个文件的相应页面当中。经过销售工程师的了解和沟通之后发现,由于该企业经常要打印和制作大量的彩色宣传手册,虽然彩色打印页面的数量并不大,但在过去,需要从彩色打印机上打印出来,再进行手工装订,不仅费时费力还很容易出错。而彩色数码复合机则是彩色、黑白一次打印装订成形,极大地提高了制作效率。

   如何挖掘隐性需求?

   认识到隐性需求的重要性之后,用户如何挖掘那些不易察觉的“隐性需求”呢?森大辅表示,一方面用户要对OA系统引起足够的重视,可以通过网络等手段进行查询,了解最新的办公解决方案。另一种方式就是面对面接触和了解办公设备,从亲身体验入手,更好地摸清需求,比如到柯尼卡美能达的各个展示中心、互动式体验店,现场提出问题,现场由专业人员参与交流和沟通。这不仅对用户摸清需求有极大的好处,更能避免用户在OA上的盲目投资。

   根据多年的经验,森大辅认为,用户的“隐性需求”主要集中在几个方面。首先是对“彩色商务”的需求,多数用户最初都把黑白复合机作为首选,认为彩色数码复合机“没必要”,要么把彩页打印外包给文印中心,要么使用彩色激光打印机或彩喷做一些少量的彩色输出。但是在经过接触和了解之后,有不少用户发现,虽然彩色打印和复印的数量并不多,但却非常重要。比如,一些用户通过制作彩色的商业计划书,极大地增强了该商业计划书的说服力和感染力,如果外包出去,就有可能导致重要的商业计划书内容泄密。

   其次,是对数码复合机的文档管理、安全管理、成本管理等解决方案软件的需求。多数用户都认为办公设备只是承担基本的输出工作,殊不知通过硬件和软件的有效结合,完全可以进一步优化现有工作流程,达到事半功倍的效果。例如通过彩色数码复合机将书面资料扫描后转变为电子数据,不仅更便于分发,还可以通过厂商提供的软件进行快捷的文档管理和编辑,从而大大提高文档的使用效率。

   第三,是对稳定性和可靠性的需求。每一个用户都希望拥有高稳定性的数码复合机产品,但是仅仅从机器的技术参数上又无法了解到真实的稳定性,尤其在执行一些高速、大批量的打印任务时,机器是否卡纸?是否保持良好的可靠工作?一些数码复合机由于长时间激光硒鼓的高温工作,就很有可能会出现死机、卡纸等现象。而一些数码复合机具备了“低温定影”技术,比如柯尼卡美能达Samitri“聚合碳粉”技术,输出时硒鼓和纸张不“烫手”,即使是大批量、长时间地打印也不会过热死机。

   在用户最看重的投资回报率(ROI)和总拥有成本(TCO)方面,彩色数码复合机同样能很好地满足用户的需求。由于彩色数码复合机可以替代多台办公设备,可以在整个公司范围内、整个部门共享, 平均到每个人的采购成本并不高,同时与多台设备相比,减少了故障发生的机率和后期维修费用。在实施彩色打印控制之后,其彩页打印必须有相应的授权方可执行,在使用成本上也并不比黑白数码复合机高多少,但却更加能符合未来的彩色商务趋势。

   事实上,已经有越来越多的用户开始意识到“隐性需求”的存在和重要性。森大辅认为,用户在采购数码复合机时,需要认清和挖掘自身的“隐性需求”,最好与经验丰富的专业人士进行反复和大量的沟通探讨,拟定有针对性的办公自动化解决方案,才能发挥出现代办公自动化手段的威力,优化办公流程,实现企业效率和竞争力的巨大提升。

   (新闻稿 2007-02-07)


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