改革开放的三十年，也是国有企业为适应市场经济而持续改革的三十年。国企改革，很大程度上是管理体制的改革和企业结构的改革。在目前全球化的市场背景下，国有大中型企业面临着空前激烈的竞争，建立适应市场竞争需要且高效合理的企业管理结构，是国企改革最重要的课题之一。同时，建立能够充分满足新体制下办公需求的现代化办公设备体系，用更专业的设备去适应改革后新的工作方式，也是摆在国企行政人员面前的新课题。
以北京某国有大型能源化工企业为例，该公司的财务系统在进行机构改革后，马上面临着打印输出设备性能无法适应新工作方式，影响新体制结构优越性发挥的问题。在总结经验后，公司根据新的办公特点，使用专业的A3黑白激光打印机来执行财务打印工作，使得财务部门的打印信息输出得以畅通。
扁平式企业结构成趋势
该大型国企在改革之前所采用的经营方式，是通过设立在各区县的分公司管理辖区内包括零售网点、产品批发等几乎全部业务，并包办自己辖区内面向营业网点和大客户的货品物流，同时区县分公司在财务和人事上，也拥有极高的自主权。在这种管理体制下，公司总部对销售一线的控制十分薄弱，信息沟通不通畅，很难直接把握市场动向，及时对经营策略作出调整。同时，由于各区县分公司相对独立，对总部的指令往往存在“说一套做一套”的现象，个别分公司甚至还建立了自己的小金库，自己开设下属企业，造成国有资产一定程度上的流失。各个分公司之间有时还会互抢客户，造成无序竞争。
长期以来，由于该企业一直处于市场垄断地位，所以管理体制落后所造成的问题并没有引起足够的重视。然后，从上世纪末开始，随着国家对相关行业政策的放宽，民营企业、外资企业相继参与市场竞争，对该公司的市场地位产生了强烈的冲击。相对于外资和民营企业灵活机动的经营方式，老牌国企臃肿的企业机构、落后的市场观念和滞后的工作效率在竞争中显得越来越力不从心。想从根本上适应新时期的市场竞争环境，一场针对企业管理结构的改革势在必行。
2004年，公司本着“管理机构扁平化、工作内容专业化”的原则又进行了一场自上而下的改革。撤销了所有的区县分公司，建立直接隶属公司总部的五大专业中心，分管零售业务和零售网点、批发业务、产品物流、财务核算及其它非主营业务，各个中心在区县设立代表处，管理当地的业务。通过体制改革，公司完成了从金字塔形管理结构向扁平化管理结构的转变。
改革给企业注入了新的活力。新的扁平化管理方式，让企业内部资源的有效配置和利用率大大提升，信息传递更为通畅，公司决策部门与销售一线的沟通更加快捷，各中心的职责定位准确、清晰，专业性更强，整体工作效率得到很大提高。以公司财务部门为例，改革后，财务部门实现了扁平化的管理，减少了管理链条中的环节，有效地提高了工作效率。原有的十几个区县公司的财务科室，合并为一个财务结算中心，人员从原来的130人精简至80人，并合理分析了财务人员的用工现状，改变了原有的会计核算模式，对部分工作进行整合。通过实现扁平化的一级核算，强化了预算的执行和管理的有效控制，简化了财务控制流程，加速了单据传递速度，会计信息的时效性和准确性得到显著改进。
目前，扁平式管理结构已经成为一种趋势，在全球企业界大行其道，国内大多数国企也已逐渐在机构改革中采用扁平式的管理结构。究其原因，一是分权管理成为一种普遍趋势，金字塔状的组织结构是与集权管理体制相适应的，而在分权的管理体制之下，各基层组织之间相对独立，扁平化的组织形式能够有效运作；二是企业能够快速适应市场变化的需要，而传统的组织形式难以适应快速变化的市场环境；三是现代信息技术的发展，特别是计算机管理信息系统的应用，使管理幅度的极限不断拓展。
新结构带来办公新方式
扁平式管理结构在给企业带来竞争力的同时，也需要现代化的办公手段给予支持，才能最大化的发挥其优势。办公设备的专业化应用，则是其中不可或缺的一环。
例如，机构调整后，该公司财务核算中心设在了公司总部，由20多人组成一个财务工作组，直接从设在各区县的结算室获取信息，并反馈给公司决策层。新机构设置从管理结构上通畅了信息渠道，但也对信息的输入端和输出端的扩容提出了新的要求。信息的输入上，财务结算中心加大了对现代化信息系统的开发和应用。引入了现代工业企业的ERP信息系统模式，使其适应新的办公方式，但在输出端上，却出现了仅靠是更新软件系统无法解决的新问题。
国企财物工作的特点之一，就是对纸质存档的依赖性很强。所有的财务报表，一定会采用纸质存档的方式传阅和保存。因此打印机就成了财物结算中心本部每天工作最必不可少的设备之一，打印效率很大程度上决定了财物核算中心对公司决策层的信息输出效率。一旦打印输出系统陷入瘫痪，公司的财务经营状况就无法及时传递。此外，新的企业结构还给日常打印工作加入了新内容。一是每月的财务月报，由于整合了整个公司的月度财务状况，因此每份财务月报的厚度都在500页以上，全部需要用A3纸打印，而且为了保证信息的及时传递，在每月公司结账后的次日就需要把财务月报送到公司每个领导班子成员手里。这种短时间内大负荷量的A3幅面打印，是以前从未经历过的；二是并表打印的情况开始出现，以前各个区县公司下属的经营实体的状况，由各区县公司分别上报，每个分公司一张表。现在是把所有的经营实体状况汇总在一张表上，以便方便存档。原先打印在几张A3纸上的内容需要合并在一张A3纸上，就只能缩小字体，因此需要打印机能够无视字体大小，也能清晰打印。
和很多国有企业一样，公司在刚刚完成机构改革之初，仍然沿用了以前的办公设备，问题随之而来。公司财务主管梁塔介绍说，最初分给财务结算中心的是公司原财务部为4个人服务的A3打印机，已经服役好几年，打印速度不高，应付一个20多人的工作组的日常打印需求都显得十分吃力。“打印日常报表和公文就常常让员工排队。打印的勤了，机器还会卡纸、甚至罢工，一直影响大家的工作效率。”
财务月报的打印更让财务人员头疼，短时间大负荷量的打印，让打印机一定会“罢工”一两次，每月打印财务月报成为财务人员和IT人员的不眠夜也成了惯例。
专业A3打印驰援扁平式企业结构
2006年起，公司开始推行在线办公系统，倡导无纸化办公。在其他部门的打印量逐渐下降的同时，财务结算中心的打印需求却越来越大。梁塔告诉我们，“纸质存档的做法是国企的传统，短时间内很难改变，别的部门公文都走线上平台了，可是财物报表仍然需要一张一张的打印，公司业务量增加、产品线增加，我们的打印量也在增加。我们需要的是一台专门为我们这种需要打印大量A3资料的工作组量身订做的专业A3打印机，速度要快，性能要稳定，要耐用，当然打印质量也一定要好。”
2007年初，公司一次性给财务结算中心配备了两台惠普（HP）的高端A3激光打印机HP LaserJet 5200n，小梁所提出的“工作组级专业A3输出设备”的设想终于得到了解决。这两台“姗姗来迟”的打印机，给财务结算中心的员工们带来了整套专业A3打印解决方案。“从来没想过原来解决我们的打印问题可以这么轻松！”这是小梁对5200n的评价。日常的打印排队的情况消失了，5200n的快速首页输出和打印速度，让财务人员的日常工作效率提升了一大步。
对于机构改革后的新打印内容，5200n也能从容应对。每个月的财务月报不再是财务人员的“噩梦”。5200n高效稳定的A3输出，在大量连续打印的情况下反而更具优势。同时，5200n的打印清晰度也让公司的财务人员赞赏有加。小梁给我们举了一个例子，有一次他们需要打印一张描述下属经营实体财务状况的A3表格，属于典型的并表，最终的格式是把9号字体按照35%的缩放打印。“虽然字小的像蚂蚁，但是每个字的一笔一划仍是清清楚楚，完全可以直接阅读。看来这台打印机应付起普通9号字或10号字的A3财务报表，有点大材小用了。”
小梁介绍说，管理机构改革所带来的新变化之一，就是对信息传递的“带宽”要求更高了。“带宽”不够，新体制的优势就不能得到充分的施展。打印机作为信息输出的重要手段，其是否能适应新管理体制下的对打印专业性的新要求，显得尤为重要。“公司里像财务结算中心这样的工作组还很多，有的专业中心还有多个工作组。我们的A3打印需求肯定是最大的，但别的工作组有的也有A3打印的需求，也需要打印机来做他们信息的输出端口。”
据了解，公司分管零售营业网点的专业中心，今年给下属工作组配备了同属5200系列的HP LaserJet 5200Lx，员工们在认可这台打印机的工作效率的同时，还十分赞赏它的灰阶表现。担任劳资高级主管的陈逸介绍说，她常常需要以图表来展示人员变动情况，上报给领导。“用的最多的是饼图，其次就是柱状图。这些图表都要用不同的色深来做示意。这台5200Lx的灰阶过渡非常平滑，灰度表现出色，虽然是黑白打印机，但是却能打出非常专业的图表。”
北京某国有企业的管理结构改革只是国企改革的一个缩影。管理权限上移，分散的小部门转化为工作组，成为现代企业体制改革中越来越常见的现象。如何使办公方式适应新体制，保证信息的有效传递，是现代企业的信息系统构架需要考虑的重要问题。打印输出对于纸质存档仍占重要地位的国有企业来说，无疑是信息传递的重要手段。因此，选择适合企业管理结构设置，能满足部门专业需求的打印设备，也是保证信息输出通畅的保障。对于有着专业A3幅面输出需求的国有企业财务工作组来说，HP LaserJet 5200系列无论从适应新的办公方式，还是从财务专业的特殊需求上，都能很好的完成作为打印输出端口的任务。
（新闻稿 2008-10-16）
